社内のITリテラシーが低いままシステム化すると高額になります

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現在は第一線から離れましたがこれでも元SE、今回はシステム投資のお話しです。企業が投資を行う場合は費用対効果が気になるところです。投資額を少しでも抑えて最大の効果を望むのは当然のことです。最大の効果を追い求めて最終的に行き着くところは業務の自動化でしょう、自動化できれば人手が不要となるからです

AI技術が発達し、コンピュータによって業務が自動化され人間が不要となる日が来るかもしれませんが、実用レベルに達するのはまだまだ先の話、人間がコンピューターを操作するスタイルはしばらく続くことになります。SEがシステム設計する際は、人間が担当する部分も含めたトータルで業務を考えてシステム設計することになります。

本当は何をシステム化の狙いとするかにもよるのですが今回は一般論としてご理解下さい

システム構築において費用に一番影響するのは意外にも人間が担当する部分になります。結論を先に言うと、ITリテラシーが低い人向けに設計したシステムは高額になってしまいます。ITリテラシーが低い人は操作ミスが多くなります。そのため様々なチェック機能を入れる必要があり、それでもおかしなデータを入れてしまった場合データ修復行うためのリカバリー機能など業務の基幹部分以外に様々な付加機能を入れる必要があります。そうなるとシステム構造が複雑になってテストに係る工数が増えます。

さらに付加機能が増えることによってマシンパワーも必要となり、より高額な上位機種を選定することになります。システム稼働後の操作指導もITリテラシーが低い人は慣れるまでに時間がかかったり、本来は教える必要が無い操作指導以外の基本的なことから指導しなければならない場合もあり、ここでも余計な費用が発生してしまいます。

ITリテラシーが低い人に合わせて作るシステムは高額になります。費用を抑えるにはITリテラシーを上げてシステムに人を合わせることが効果的です。つまりITリテラシーが高ければ市販のパッケージソフトが選択できますし、EXCELやACCESSといったOFFICE製品だけで業務ができる場合もあります。売り上げ規模が数億円程度の中小企業ならACCESS+EXCELを使いこなせば十分やっていけます。ちなみにEXCELだけで業務を行うのはオススメしません。EXCELはデータを蓄積したり管理することには向いていません。

ちなみに財務会計と販売管理を導入するとして、ハードウェア代を除いてざっくり見積もると、パッケージソフトの場合は数十万円~百万円程度で済みますが、これを一からオリジナルで構築すると最低でもパッケージソフトの10倍は覚悟する必要があります。ITリテラシーの有無でシステム化に投資する金額がこんなに違ってきます。

社員のIT教育はシステムの導入や運用経費の削減だけではなく様々なメリットがあります。管理部門に最低1人は社員のフォローアップができるITリテラシーの高い人材を採用するか、ある程度の企業規模であれば専属の社内SEを採用することも良いと思います。社内SEを採用する場合は、最低でもシステム業者と対等に折衝できる人材が望ましいです。

人を育てることが一番の経費節減になります